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- Arbeitet ein Mitarbeiter im Homeoffice im Ausland, droht dem Unternehmen die Begründung einer steuerlichen Betriebsstätte im jeweiligen Land — es gibt keinen einheitlichen Schwellenwert, die Beurteilung hängt von qualitativen Kriterien ab.
- Das OECD-Musterabkommen (Art. 5) definiert qualitative Faktoren für die Betriebsstättenbegründung; konkrete einheitliche Schwellenwerte für Remote Work existieren bislang nicht.
- Aufenthaltsrecht und Arbeitsgenehmigungspflichten werden in der Praxis systematisch unterschätzt — selbst bei kurzfristigen Auslandsaufenthalten.
- HR, Tax und Legal müssen gemeinsam eine verbindliche Remote-Work-Policy entwickeln, um Haftungsrisiken frühzeitig zu begrenzen.
Inhaltsverzeichnis
- Was internationales Remote Work kompliziert macht
- Betriebsstättenrisiko: Wenn das Homeoffice zur Steuerfalle wird
- Betriebsstättenbeurteilung: Qualitative Kriterien statt fester Schwellenwerte
- Aufenthaltsrecht: Die unterschätzte Hürde
- Risikoübersicht: Rechtsgebiete im Vergleich
- Von der Einzelfallentscheidung zur strukturierten Governance
- HR als Koordinator: Rollen und Verantwortlichkeiten
Was internationales Remote Work kompliziert macht
Grenzenloses Arbeiten ist für viele Unternehmen längst gelebte Praxis. Mitarbeitende arbeiten von Portugal aus, verbringen mehrere Wochen in der Schweiz oder pendeln regelmäßig zwischen dem deutschen Firmensitz und einem Wohnsitz in den Niederlanden. Die technische Infrastruktur macht dies möglich — das Recht hält mit diesem Tempo jedoch kaum Schritt. Grenzenloses Arbeiten mit begrenzter Rechtssicherheit ist deshalb keine Ausnahme, sondern Alltag für international aufgestellte HR-Abteilungen.
Die Risiken verteilen sich auf mehrere Rechtsgebiete gleichzeitig: Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisrecht sowie nationales Arbeitsrecht des Tätigkeitsstaates. Jedes dieser Felder folgt eigenen Logiken, eigenen Schwellenwerten und eigenen Sanktionsregimen. Wer keinen koordinierten Überblick behält, läuft Gefahr, unbeabsichtigt Pflichten zu verletzen — und das oft erst Jahre später zu bemerken, wenn ausländische Finanzbehörden oder Einwanderungsbehörden aktiv werden.
Betriebsstättenrisiko: Wenn das Homeoffice zur Steuerfalle wird
Das unternehmenssteuerlich gravierendste Risiko beim internationalen Remote Work ist die unbeabsichtigte Begründung einer Betriebsstätte im Ausland. Nach dem OECD-Musterabkommen und den meisten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) entsteht eine Betriebsstätte, wenn ein Unternehmen im anderen Staat über eine feste Geschäftseinrichtung verfügt, durch die es seine Geschäftstätigkeit ganz oder teilweise ausübt.
Ein privates Arbeitszimmer eines Mitarbeitenden kann unter bestimmten Voraussetzungen als solche feste Geschäftseinrichtung gelten. Entscheidend ist dabei, ob das Unternehmen die Nutzung des Homeoffice veranlasst oder akzeptiert und ob der Mitarbeitende dort regelmäßig Kernaufgaben für das Unternehmen erfüllt. Wird eine Betriebsstätte bejaht, hat der Tätigkeitsstaat das Recht, auf die ihr zuzurechnenden Gewinne Körperschaftsteuer zu erheben. Daraus entstehen Registrierungspflichten, lokale Buchführungserfordernisse und ggf. Doppelbesteuerungsrisiken.
Besonders heikel ist die Konstellation des sogenannten abhängigen Vertreters: Schließt ein Mitarbeitender im Ausland regelmäßig Verträge im Namen des Unternehmens ab oder spielt er eine maßgebliche Rolle beim Vertragsabschluss, kann bereits dieser Umstand eine Betriebsstätte begründen — unabhängig davon, ob er überhaupt ein physisches Büro unterhält.
Betriebsstättenbeurteilung: Qualitative Kriterien statt fester Schwellenwerte
Das OECD-Musterabkommen (Art. 5) enthält keine feste prozentuale Schwelle für die Begründung einer Betriebsstätte durch Homeoffice-Tätigkeit. Die Beurteilung erfolgt anhand qualitativer Kriterien: ob eine feste Geschäftseinrichtung vorliegt, ob das Unternehmen die Nutzung veranlasst oder akzeptiert und ob der Mitarbeitende dort regelmäßig Kernaufgaben ausübt. Auch ein erheblicher Anteil der Arbeitszeit im ausländischen Homeoffice kann das Betriebsstättenrisiko erhöhen — ein einheitlicher Prozentwert, ab dem eine Betriebsstätte automatisch entsteht, existiert jedoch weder im OECD-Musterabkommen noch in den meisten DBA.
Da es keine einheitlichen quantitativen Schwellen gibt, kommt es auf die konkrete Vertragsgestaltung, die tatsächliche Aufgabenwahrnehmung und die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden an. Nicht alle Staaten legen das OECD-Musterabkommen identisch aus; länderspezifische DBA-Regelungen und nationale Steuerrechtspraxis können abweichen und müssen im Einzelfall geprüft werden. Für Vertreterfälle gelten ohnehin gesonderte Maßstäbe.
Aufenthaltsrecht: Die unterschätzte Hürde
Neben der Steuer wird das Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungsrecht häufig als nachrangig behandelt — zu Unrecht. Auch wer nur einige Wochen im Jahr aus dem EU-Ausland oder aus Drittstaaten arbeitet, kann visumrechtliche Pflichten verletzen. Das klassische Touristenvisum erlaubt in den meisten Ländern keine Erwerbstätigkeit, auch wenn diese für einen deutschen Arbeitgeber ausgeübt wird.
Einige Staaten haben inzwischen spezifische Digital Nomad Visas eingeführt — etwa Portugal, Spanien, die Niederlande oder Kroatien. Diese Visa lösen das Problem jedoch nicht vollständig, da sie eigene Voraussetzungen mitbringen (Mindesteinkommensnachweis, Krankenversicherungsnachweis, begrenzte Gültigkeitsdauer) und das Sozialversicherungsrecht separat zu beurteilen ist.
Innerhalb der EU gilt zwar die Arbeitnehmerfreizügigkeit, doch auch hier sind Meldepflichten, lokale Sozialversicherungsvorschriften und das anzuwendende Arbeitsrecht zu beachten. Die EU-Entsenderichtlinie (Richtlinie 96/71/EG in der Fassung von 2018) kann bei längeren Aufenthalten eingreifen und lokale Mindestarbeitsbedingungen erzwingen.
Risikoübersicht: Rechtsgebiete im Vergleich
| Rechtsgebiet | Typisches Risiko | Kritische Schwelle | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Körperschaftsteuer | Betriebsstättenbegründung im Tätigkeitsstaat | Keine einheitliche Prozentschwelle; Beurteilung nach qualitativen Kriterien (OECD-Musterabkommen Art. 5), länderspezifische Prüfung erforderlich | Tax / Steuerberatung |
| Lohnsteuer | Steuerpflicht des Arbeitnehmers im Tätigkeitsstaat | 183 Tage (abh. vom jeweiligen DBA) | HR / Payroll |
| Sozialversicherung | Versicherungspflicht im Tätigkeitsstaat, Doppelbeitragspflicht | 25 % Arbeitszeit im Wohnsitzstaat (EU-Verordnung 883/2004) | HR / Sozialversicherungsberatung |
| Aufenthaltsrecht | Unerlaubte Erwerbstätigkeit, Visumverletzung | Ab erstem Arbeitstag ohne gültigen Arbeitstitel | Legal / HR |
| Arbeitsrecht | Anwendung lokaler Mindeststandards (Urlaub, Kündigung, Arbeitszeit) | Ab Entsendedauer gem. Richtlinie 96/71/EG (EU) | Legal / HR |
Von der Einzelfallentscheidung zur strukturierten Governance
Viele Unternehmen behandeln internationale Remote-Work-Anfragen noch immer als Einzelfälle: Ein Mitarbeitender fragt an, HR prüft informell, die Führungskraft genehmigt — und niemand hat Tax oder Legal einbezogen. Dieses Vorgehen ist angesichts der dargestellten Risiken nicht mehr tragfähig.
Eine belastbare Remote-Work-Policy muss mindestens folgende Kernpunkte regeln:
- Zulässige Länder und maximale Aufenthaltsdauer pro Kalenderjahr
- Genehmigungsprozess mit Beteiligung von HR, Tax und Legal vor der ersten Genehmigung
- Dokumentationspflichten für Mitarbeitende (Nachweis des tatsächlichen Aufenthaltsorts)
- Regelungen zur Kostentragung (Heimarbeitsplatzausstattung, ggf. Steuernachzahlungen)
- Folgen bei Verstößen
Ergänzend empfiehlt sich ein länderspezifisches Risikoraster, das regelmäßig aktualisiert wird. Dieses Raster sollte für die häufigsten Zielländer der eigenen Belegschaft die steuerlichen und aufenthaltsrechtlichen Schwellenwerte ebenso dokumentieren wie aktuelle Entwicklungen — etwa neue Digital-Nomad-Visa-Programme oder geänderte DBA-Auslegungen.
HR als Koordinator: Rollen und Verantwortlichkeiten
HR übernimmt beim internationalen Remote Work eine Koordinationsfunktion, die über klassische Personalverwaltung weit hinausgeht. Anfragen müssen strukturiert erfasst, an die richtigen internen oder externen Fachstellen weitergeleitet und nachverfolgt werden. Ohne ein klares Tracking-System entstehen blinde Flecken — gerade bei Mitarbeitenden, die regelmäßig kurzfristige Auslandsaufenthalte akkumulieren, ohne dass dies im Gesamtüberblick sichtbar wird.
Konkret bedeutet dies: HR benötigt ein digitales Meldesystem, über das Mitarbeitende jeden geplanten Auslandsaufenthalt ab einer definierten Mindestdauer (empfehlenswert: ab 5 Arbeitstagen) anzeigen müssen. Die kumulierten Aufenthaltstage pro Land und pro Kalenderjahr müssen auswertbar sein. Nur so lässt sich erkennen, wann kritische Schwellenwerte erreicht werden.
Tax und Legal sollten regelmäßig — mindestens einmal jährlich — in einen Review-Prozess eingebunden werden, bei dem die laufenden Remote-Work-Genehmigungen überprüft und ggf. angepasst werden. Externe Beratung (Steuerberater, Anwälte im Tätigkeitsstaat) ist spätestens dann erforderlich, wenn ein Mitarbeitender dauerhaft oder überwiegend aus einem bestimmten Land arbeitet.
Grenzenloses Arbeiten mit begrenzter Rechtssicherheit lässt sich nur dann verantwortungsvoll gestalten, wenn HR nicht als nachgelagerte Genehmigungsstelle, sondern als aktiver Risikomanager agiert — mit klaren Prozessen, belastbaren Tools und der Autorität, Anfragen abzulehnen oder zu begrenzen, wenn die rechtliche Lage dies gebietet.
Häufige Fragen zu internationalem Remote Work
Ab wann entsteht durch Homeoffice im Ausland eine steuerliche Betriebsstätte?
Eine Betriebsstätte droht, wenn ein Mitarbeitender dauerhaft und mit unternehmerischer Billigung einen erheblichen Teil seiner Arbeitszeit im ausländischen Homeoffice verbringt und dort Kernaufgaben für das Unternehmen ausübt. Es gibt keinen einheitlichen prozentualen Schwellenwert im OECD-Musterabkommen oder in den meisten DBA; die Beurteilung erfolgt anhand qualitativer Kriterien (feste Einrichtung, regelmäßige Kernaktivitäten, Unternehmenseinfluss). Entscheidend ist stets die Einzelfallprüfung anhand des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens und nationalen Steuerrechts.
Gilt die 183-Tage-Regel für alle Länder gleich?
Nein. Die 183-Tage-Regel zur Lohnsteuerpflicht ist zwar in vielen Doppelbesteuerungsabkommen verankert, wird aber unterschiedlich berechnet (Kalender- vs. Steuerjahr, Anwesenheits- vs. Tätigkeitstage). Einige DBA sehen auch kürzere Fristen vor. Eine pauschale Anwendung ohne Prüfung des konkreten DBA ist fehleranfällig.
Was gilt für die Sozialversicherung bei grenzüberschreitendem Remote Work innerhalb der EU?
Innerhalb der EU gilt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Arbeitet ein Mitarbeitender mindestens 25 % seiner Arbeitszeit in seinem Wohnsitzstaat, kann die Sozialversicherungspflicht dorthin wechseln. Seit 2023 ermöglicht die Rahmenvereinbarung zum mobilen Arbeiten in der EU unter bestimmten Voraussetzungen den Verbleib im bisherigen Sozialversicherungssystem — die Beantragung einer A1-Bescheinigung bleibt aber erforderlich.
Dürfen Mitarbeitende mit einem Touristenvisum aus dem Ausland für ihren deutschen Arbeitgeber arbeiten?
In der Regel nein. Die meisten Touristenvisa schließen jede Form der Erwerbstätigkeit aus — auch wenn die Arbeit für einen ausländischen Arbeitgeber erbracht wird und kein lokales Einkommen generiert wird. Verstöße können zu Einreisesperren, Bußgeldern oder arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen. Für Drittstaaten sollte stets das jeweilige nationale Einwanderungsrecht geprüft werden.
Was müssen Unternehmen bei einer Remote-Work-Policy für internationale Fälle zwingend regeln?
Eine rechtssichere Policy sollte zulässige Länder und Maximaldauern definieren, einen mehrstufigen Genehmigungsprozess (inkl. Tax und Legal) festlegen, Dokumentationspflichten für Mitarbeitende vorsehen und Konsequenzen bei Verstößen benennen. Empfehlenswert ist zudem ein digitales Tracking-System für kumulierte Aufenthaltstage pro Land.
Helfen Digital-Nomad-Visa dabei, alle Compliance-Risiken zu lösen?
Nur teilweise. Digital-Nomad-Visa lösen das aufenthaltsrechtliche Problem in den Ländern, die solche Visa anbieten. Steuerliche Fragen (Betriebsstätte, Lohnsteuerpflicht), sozialversicherungsrechtliche Zuordnung und die Anwendbarkeit lokaler Arbeitsrechtsstandards bleiben davon unberührt und müssen separat geprüft werden.
Welche Rolle spielt HR bei der Steuerung von internationalem Remote Work?
HR fungiert als zentraler Koordinator zwischen Mitarbeitenden, Tax und Legal. Aufgaben umfassen die strukturierte Erfassung von Anfragen, das Tracking kumulierter Auslandstage, die Initiierung von Fachprüfungen bei kritischen Schwellenwerten sowie die Pflege und Kommunikation der unternehmensweiten Remote-Work-Policy. Ohne aktive HR-Steuerung entstehen systematische Blindstellen im Compliance-Management.