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Für die Personalakte gilt in Deutschland keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist — maßgeblich ist die Art des Dokuments. Je nach Unterlage betragen die Fristen 2, 5, 6, 8 oder 10 Jahre. Bewerberdaten abgelehnter Kandidaten sind in der Regel bis zu 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren. Ab 01. Januar 2027 müssen alle in § 8 Abs. 2 BVV abschließend aufgeführten Entgeltunterlagen elektronisch geführt und in einem geeigneten digitalen Format nach den Gemeinsamen Grundsätzen der DRV und den GoBD archiviert werden; eine Befreiung ist nur noch bis 31.12.2026 möglich.
Inhaltsverzeichnis
Kein einheitliches Gesetz: Warum es unterschiedliche Fristen gibt
Die Personalakte Aufbewahrungsfrist ist in Deutschland nicht in einem einzigen Gesetz geregelt. Stattdessen ergibt sich ein Pflichtenkatalog aus dem Zusammenspiel von Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht, Steuerrecht und Datenschutzrecht. Welche Frist für ein konkretes Dokument gilt, hängt davon ab, welchem Regelungsbereich es zugeordnet wird — ein Arbeitsvertrag unterliegt anderen Vorgaben als eine Lohnsteueranmeldung oder ein Beitragsnachweis zur Sozialversicherung.
Hinzu kommt ein praktisches Interesse der Arbeitgeber: Solange arbeitsrechtliche Ansprüche noch geltend gemacht werden können, ist es ratsam, Belege und Unterlagen vorzuhalten. Die allgemeine zivilrechtliche Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB beträgt 3 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Daraus leiten viele Unternehmen ihre interne Aufbewahrungspraxis für allgemeine Personalunterlagen ab.
Personalakte Aufbewahrungsfrist: Übersicht nach Dokumentenart
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Fristen zusammen. Die Laufzeit beginnt — sofern nicht anders angegeben — mit dem Ende des Kalender- oder Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt wurde oder das Arbeitsverhältnis endete.
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Nachweise zur Mindestlohnzahlung | 2 Jahre | § 17 MiLoG |
| Beitragsnachweise zur Sozialversicherung | 5 Jahre | § 28f SGB IV |
| Lohnsteuerrelevante Unterlagen (z.B. Lohnjournale, Entgeltabrechnungen) | 6 Jahre | § 41 EStG, § 147 AO |
| Buchungsbelege (inkl. Gehaltsbelege mit Buchungscharakter) | 8 Jahre | § 147 AO, GoBD |
| Rechnungen (§ 14b UStG) — seit 01.01.2025 | 8 Jahre (zuvor 10 Jahre) | § 14b UStG |
| Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre | § 257 HGB, § 147 AO |
| Arbeitsverträge, Abmahnungen, Zeugnisse (allgemein) | 3–10 Jahre nach Ausscheiden (je nach Beweisinteresse) | §§ 195, 199 BGB (Verjährung) |
| Bewerberdaten abgelehnter Kandidaten | Bis zu 6 Monate | § 15 AGG, § 61b ArbGG |
Rechtsgrundlagen im Detail
Mehrere Rechtsbereiche prägen die Aufbewahrungspflichten für Personalunterlagen. Die wichtigsten im Überblick:
Arbeitsrecht und Betriebsverfassung
Das Betriebsverfassungsgesetz räumt jedem Arbeitnehmer das Recht ein, seine eigene Personalakte einzusehen — ohne Angabe von Gründen (§ 83 BetrVG). Dieses Einsichtsrecht besteht während des gesamten Arbeitsverhältnisses. Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters richtet sich die Frist, wie lange die Akte vorzuhalten ist, primär nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben sowie nach dem Beweisinteresse des Arbeitgebers im Falle späterer Rechtsstreitigkeiten.
Sozialversicherungsrecht: § 8 BVV
Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) legt fest, welche Entgeltunterlagen Arbeitgeber aufzubewahren haben und in welcher Form. Dazu zählen unter anderem Krankenkassenbescheinigungen, Befreiungsanträge geringfügig Beschäftigter und Nachweise zur Elternschaft. Die Aufbewahrungspflicht beträgt hier grundsätzlich 5 Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen (§ 28f SGB IV).
Steuer- und Handelsrecht
Nach § 147 AO und § 257 HGB sind Bücher, Aufzeichnungen und Buchungsbelege grundsätzlich 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre aufzubewahren. Für lohnsteuerrelevante Unterlagen sieht § 41 EStG eine Frist von 6 Jahren vor. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) konkretisieren Anforderungen an Format und Unveränderbarkeit digitaler Dokumente.
Digitale Personalakte: Pflichten ab 2027
Die Digitalisierung von Personalunterlagen ist kein freiwilliges Add-on mehr. Seit dem 01. Januar 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen, die in § 8 Abs. 2 BVV aufgelistet sind, elektronisch erstellt und aufbewahrt werden. Bis zum 31. Dezember 2026 bestehen noch Ausnahmeregelungen, die Arbeitgebern eine Befreiung von der elektronischen Führung ermöglichen.
Ab dem 01. Januar 2027 entfallen diese Befreiungen vollständig. Dann müssen alle in § 8 Abs. 2 BVV abschließend aufgeführten Entgeltunterlagen elektronisch geführt und in einem geeigneten digitalen Format nach den Gemeinsamen Grundsätzen der DRV und den GoBD archiviert werden. Das bedeutet: Wer bislang noch auf Papierakten setzt, muss seine Prozesse bis Ende 2026 umgestellt haben. Für HR-Abteilungen bedeutet das konkret, dass Dokumentenmanagement-Systeme die gesetzlichen Anforderungen an Unveränderbarkeit, Zugriffsprotokollierung und maschinelle Lesbarkeit erfüllen müssen.
Eine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte — also auch für Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Abmahnungen — besteht dagegen weiterhin nicht. Die Digitalisierungspflicht beschränkt sich auf den sozialversicherungs- und entgeltrelevanten Teil.
Bewerberdaten und Datenschutz
Für Bewerberdaten gelten eigene Regeln. Wird ein Bewerber abgelehnt, dürfen seine Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies zur Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) erforderlich ist. Da die Klagefrist nach § 61b ArbGG in Verbindung mit § 15 AGG 3 Monate beträgt, hat sich in der Praxis eine Aufbewahrungsdauer von 4 bis 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens etabliert.
Nach dieser Frist sind die Daten zu löschen, sofern keine ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers zur längeren Speicherung vorliegt — etwa für einen Bewerberpool. Wird der Bewerber eingestellt, fließen nur die tatsächlich erforderlichen Unterlagen in die Personalakte ein; überschüssige Dokumente sind zu vernichten.
Praktische Hinweise für HR-Abteilungen
Wer die Aufbewahrungsfristen systematisch verwalten will, sollte Personalunterlagen von Anfang an nach Kategorien gliedern und jeder Kategorie die entsprechende Frist zuordnen. Folgende Punkte haben sich in der Praxis bewährt:
- Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters sofort prüfen, welche Dokumente steuer- oder sozialversicherungsrechtlich aufbewahrungspflichtig sind und welche gelöscht werden dürfen.
- Löschfristen für Bewerberdaten im Bewerbermanagementsystem automatisiert hinterlegen.
- Digitale Ablagestrukturen bereits jetzt so aufsetzen, dass sie die Anforderungen der GoBD und ab 2027 des § 8 BVV erfüllen.
- Den Betriebsrat bei der Einführung digitaler Personalaktensysteme einbinden — die Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen bei technischen Überwachungseinrichtungen.
- Interne Richtlinien dokumentieren, welche Unterlagen wie lange gespeichert werden, um im Prüfungsfall nachweisbar zu handeln.
FAQ
Wie lange muss ein Arbeitsvertrag aufbewahrt werden?
Eine gesetzlich festgelegte Frist speziell für Arbeitsverträge existiert nicht. Da arbeitsrechtliche Ansprüche nach §§ 195, 199 BGB regelmäßig 3 Jahre nach Ende des Jahres verjähren, in dem sie entstanden sind, bewahren die meisten Unternehmen Arbeitsverträge mindestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf. Bei möglichen Rentenansprüchen oder Haftungsfragen empfiehlt sich eine längere Aufbewahrung von bis zu 10 Jahren.
Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?
Entgeltabrechnungen unterliegen als lohnsteuerrelevante Unterlagen nach § 41 EStG einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Haben die Abrechnungen zugleich Buchungscharakter, gilt nach § 147 AO und den GoBD eine Frist von 8 Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, auf das sich das Dokument bezieht.
Ab wann gilt die Pflicht zur digitalen Führung aller Entgeltunterlagen?
Ab dem 01. Januar 2027 müssen alle in § 8 Abs. 2 BVV abschließend aufgeführten Entgeltunterlagen elektronisch geführt und in einem geeigneten digitalen Format nach den Gemeinsamen Grundsätzen der DRV und den GoBD archiviert werden. Bestehende Befreiungsmöglichkeiten laufen zum 31. Dezember 2026 aus. Arbeitgeber sollten ihre Systeme und Prozesse rechtzeitig anpassen.
Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?
Daten abgelehnter Bewerber dürfen in der Regel bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden. Diese Frist orientiert sich an der Klagefrist nach § 61b ArbGG in Verbindung mit § 15 AGG. Danach sind die Daten zu löschen, sofern keine Einwilligung zur weiteren Speicherung (z.B. für einen Talentpool) vorliegt.
Hat der Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in seine Personalakte?
Ja. Nach § 83 BetrVG hat jeder Arbeitnehmer jederzeit das Recht, in seine Personalakte einzusehen — ohne Angabe von Gründen. Er kann eine Vertrauensperson hinzuziehen. Das Recht gilt während des gesamten Arbeitsverhältnisses. Für Arbeitnehmer in Betrieben ohne Betriebsrat ergibt sich ein vergleichbarer Anspruch aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht.
Wie lange sind Nachweise zur Mindestlohnzahlung aufzubewahren?
Nachweise über die Einhaltung des Mindestlohns — also Arbeitszeitaufzeichnungen und Lohnnachweise für betroffene Beschäftigte — sind nach § 17 MiLoG 2 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Aufzeichnungen erstellt wurden.
Muss die gesamte Personalakte digital geführt werden?
Nein. Eine gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte besteht nicht. Die Digitalisierungspflicht nach § 8 BVV beschränkt sich auf entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen. Dokumente wie Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Zeugnisse können weiterhin in Papierform geführt werden — sofern das Unternehmen keine eigene interne Vorgabe zur digitalen Akte macht.
Die Personalakte Aufbewahrungsfrist bleibt ein vielschichtiges Thema, das sorgfältige Dokumentenkategorisierung und regelmäßige Überprüfung der internen Löschprozesse verlangt. Mit Blick auf die ab 2027 geltenden Digitalisierungspflichten nach § 8 BVV sollten HR-Abteilungen ihre Systeme und Ablaufprozesse spätestens im Jahr 2026 auf den Prüfstand stellen.
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